شرح وظایف کارکنان اداره بازرسی
گروه بازرسی
تعریف:
فعالیت منظم، هدف دار و با برنامه به منظور مقایسه عملکرد واحد مورد بازرسی با قوانین و مقررات و استانداردهای تعین شده بر اساس ماموریت قانونی وزارت متبوع.
اهداف:
- حصول اطمینان از حسن اجرای ضوابط و مقررات توسط واحد مورد بررسی.
- انطباق سازی وضعیت کلی ، ساختاری و تشکیلاتی واحدها با مقررات و دستورالعمل ها.
- ارتقاء سطح مدیریت واحدها طبق قوانین و ضوابط.
- ارتقاء عملکرد واحدها و کارکنان منطبق با استانداردها.
- تحقق صحیح روند رسیدگی به گزارشات و شکایات.
- تحقق اجرای دستورات مقام محترم وزارت متبوع یا مدیریت محترم دفتر و یا درخواست معاونین در حیطه موضوع خاص ارجاعی
شرح وظایف:
- تهیه و تنظیم برنامه های بازرسی مستمر دوره ای ( سالیانه ) و یا موردی از تمامی واحدهای تحت پوشش دانشگاه و سنجش میزان مطابقت آمار عملکرد با وضعیت موجود ازنظر اهداف، برنامه ها، دستورالعمل ها ، ضوابط و شاخصهای مورد ارزیابی مدیریتی و ستادی موجود در دانشگاه
- بازرسی از عملکرد مدیران و کارکنان و سنجش میزان رضایت مردم از واحدهای مختلف و نحوه برخورد مدیران و کارکنان با ارباب رجوع
- بازرسی های موردی (براساس گزارشات مردمی و شکایات)
- تهیه گزارشات مستمر و موردی جهت ارائه به ریاست دانشگاه و مقام وزارت
- برقراری ارتباط با سازمان بازرسی کل کشور و ایفای وظیفه مندرج در ماده ۱۲ قانون تشکیل سازمان بازرسی کل کشور ، کمیسیون اصول ۸۸ و ۹۰ مجلس شورای اسلامی و واحدهای نظرسنجی دستگاه ها و رسانه های جمعی و مطبوعات
- برقراری ارتباط و همکاری با واحدهای نظر سنجی شبکه ها و مراکز بهداشتی ، درمانی ، آموزشی
- تجزیه و تحلیل عملکرد واحدها، مدیریت ها و کارکنان براساس بازرسی های انجام شده و ارائه گزارش به ریاست شبکه یا مرکز آموزشی، درمانی، بهداشتی و بررسی راهکارهای اصلاح با هماهنگی واحد و ارائه گزارشات در هر مرحله به ریاست دانشگاه
- کشف مفاسد اداری از طریق بازرسی های آشکار و پنهان و ارائه گزارش لازم به مدیران ذیربط و بررسی راهکارهای اصلاح مناسب و گزارش به ریاست دانشگاه
- آموزش و توانمند سازی مستمر بازرسان با همکاری واحد آموزش ضمن خدمت دانشگاه
- اعلام نظر در مورد میزان رضایت مردم از عملکرد کارکنان و مدیران به واحد امور اداری برای اعمال در وضعیت و مزایای استخدامی آنها در چارچوب قوانین و مقررات ذیربط
- نظارت بر حسن انجام امور دستگاه
- تدوین و ارائه چک لیست های مورد نیاز بازرسی
گروه ارزیابی عملکرد
تعریف:
سنجش ، ارزش گذاری و قضاوت در خصوص عملکرد واحدها براساس قوانین و مقررات مربوط با رویکرد معیارهای اثربخشی ، کارائی ، اقتصادی و اخلاقی به منظور ارتقاء کیفیت خدمات.
اهداف:
- تعیین میزان انحراف از مسیر سیاستها ، طرح ها و برنامه ها
- راهنمایی و ارشاد واحد در جهت بهبود کارآمدی و ارتقای فرآیند
شرح وظایف :
- تهیه و ندوین شاخص ها (عمومی و اختصاصی) و معیارهای ارزیابی عملکرد مدیران در رده های مختلف
- تهیه و تنظیم چک لیست ارزیابی مدیران و ارسال جهت ریاست دانشگاه جهت بررسی و اعلام نظر
- ابلاغ چک لیست ارزیابی به مدیران جهت آگاهی و خودارزیابی مدیر
- ارزیابی، امتیازدهی و تعیین وضعیت عملکرد مدیران
- تهیه نقاط قوت و ضعف و تهیه پس خوراند لازم و همچنین ارائه به ریاست محترم دانشگاه و مدیران مربوطه
- تعیین بازه زمانی جهت رفع نقایص عملکرد مدیر
- انجام ارزیابی مجدد مدیر و مقایسه امتیاز ثانویه با امتیاز قبلی، ارائه پس خوراند و ارسال به ریاست محترم دانشگاه جهت بررسی و ارشادات لازم
- تهیه و تدوین شاخص ها (عمومی و اختصاصی) و معیارهای ارزیابی عملکرد رابطین رسیدگی به شکایات در واحدهای محیطی
- تهیه و تکمیل چک لیست ارزیابی رابطین شکایات، امتیازدهی و تعیین وضعیت عملکرد رابطین
- تعیین نقاط قوت و ضعف و تهیه پس خوراند لازم، ارائه به واحد مربوطه و تعیین بازه زمانی جهت رفع نقایص
- انجام ارزیابی مجدد رابطین و مقایسه امتیاز جدید با امتیاز قبلی و ارائه پس خوراند
گروه پاسخگویی به شکایات
تعریف:
پاسخگویی به درخواست احقاق حق شهروندان از نقص یا نقض قوانین ومقررات و عدم اجرای ضوابط در مقایسه با استانداردهای خدمات عمومی.
اهداف:
- ارتقاء سطح پاسخگوئی واحدهای تابعه به کارکنان و ارباب رجوع
- افزایش میزان رضایتمندی شهروندان از طریق پاسخگوئی سریع ، بموقع و جامع
- توسعه و بهبود استانداردهای ارائه خدمات
- سیاست گذاری برای کاهش عوامل بروز نارضایتی از طریق مستند سازی ، طبقه بندی و اولویت بندی شکایات واصله
- تجزیه و تحلیل و بازنگری کارآمدی قوانین و مقررات و ضوابط اجرائی مورد عمل در واحدهای تحت پوشش
- آسیب شناسی سازمانی و رفع نقاط ضعف از طریق تجزیه و تحلیل شکایات
- پاسخگو نمودن واحدهای تابعه دانشگاه در مقابل شکایات شهروندان و کارکنان
شرح وظایف:
- دریافت شکایات (تلفنی، حضوری، مکتوب، سیستمی، الکترونیکی، پیامکی، ...) مراجعین ( اعم از شهروندان و یا کارکنان واحدهای تحت پوشش دانشگاه)
- بررسی و تحقیق پیرامون صحت یا سقم موضوع شکایات و پیگیری تا اخذ نتیجه نهایی به منظور پاسخگویی به شاکی
- بررسی و پاسخگویی در خصوص مراجعات به نهادهای نظارتی و بازرسی از قبیل استانداری، نهاد ریاست جمهوری و سازمان بازرسی کشور
- پیگیری و اخذ نظرات و پیشنهادهای واحدهای تخصصی در ارتباط با شکایات واصله به منظور رسیدگی و اعلام پاسخ به شاکیان
- جمع بندی شکایات در مقاطع سه ماهه و تجزیه تحلیل علل بروز شکایات و ارائه گزارش به ریاست دانشگاه
- پیگیری جهت اخذ پاسخ مکاتبات اداری از روسای بیمارستانها، شبکه ها، مراکز آموزشی درمانی و موسسات آموزشی و پژوهشی
- پیگیری و کارشناسی مستمر پاسخ ها و ارائه پاسخ مناسب به شاکیان