معرفی و شرح وظایف
شرح وظایف کتابخانه مرکزی :
- گزینش و جمع‌آوری منابع اطلاعاتی اعم از کتاب‌های چاپی و الکترونیکی ، نشریات چاپی و الکترونیکی ، لوح فشرده ، پایان‌نامه‌ها و طرح‌های تحقیقاتی جهت اعضای هیئت‌علمی ، دانش جویان ، پزشکان و کارکنان دانشگاه و بیمارستان‌ها از طریق خرید از ناشرین و نمایشگاه‌های کتاب و یا از ناشرین خارجی جهت کتابخانه مرکزی و واحدهای تابعه.
- سازمان‌دهی : فهرست‌نویسی و نمایه‌سازی کتب ، پایان‌نامه‌ها ، طرح‌های تحقیقاتی ، لوح فشرده و ورود اطلاعات کلیه منابع به وب‌سایت دانشگاه.
- مطالعه و بررسی احتیاجات اعضاء به منابع چاپی و غیر چاپی.
- نظارت بر فعالیت‌های کتابخانه‌های تابعه و هماهنگ کردن این فعالیت‌ها.
- شرکت در اجلاس‌ها و سمینارهای مربوطه.
- ایجاد هماهنگی در امور فنی و کتابداری در سطح واحدهای تابعه در جهت تکمیل و تصحیح روش‌های موجود.
- امانت کتاب ، نشریه ، لوح فشرده و دیگر مواد به اعضاء.
- ارائه سرویس‌های دیجیتال اطلاع‌رسانی پزشکی
- ارتباط با دیگر مراکز اطلاع‌رسانی و کتاب‌های شهری ، ملی و منطقه‌ای
- برگزاری دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی نحوه استفاده از منابع کتابخانه‌ای
بخش‌های مختلف کتابخانه :
بخش مدیریت
امور برنامه‌ریزی ، سازمان‌دهی ، کنترل و ارزشیابی حوزه را انجام داده و ارائه گزارش‌ها و دریافت ارشادات ، راهکارها و خط‌مشی حوزه بالادستی را بر عهده دارد.
بخش امانت و مخزن
فعالیت‌های این بخش شامل موارد زیر است.:
1. برنامه امانت منابع.
2. زمان‌بندی امانت منابع. در نظام‌های امانت، اعم از دستی یا خودکار .
3. کنترل خروج منابع. مواد کتابخانه به‌طور موقت به مراجعه‌کنندگان امانت‌داده می‌شوند.
4. کنترل ورود منابع. مواد امانت‌داده شده کتابخانه باید در موعد مقرر به کتابخانه برگشت داده شود و وارد مجموعه گردد تا در قفسه قرار گیرد.
5. رزرو منابع کتابخانه.
6. تعیین جریمه‌های دیرکرد.
7. امانت منابع غیر کتابی. سیر کار امانت این منابع مشابه امانت کتاب است؛ با این تفاوت که مدت امانت معمولاً کمتر است و مراجعه‌کننده باید از قبل آن‌ها را رزرو کند.
8. تهیه اخطاریه دیرکرد. در نظام‌های امانت اگر مراجعه‌کننده در موعد مقرر، منبع را عودت ندهد، اخطاریه‌ای برای وی صادر می‌گردد. این عمل در نظام‌های رایانه‌ای به‌صورت خودکار و بر اساس سیاست‌های امانت صورت می‌گیرد. در نظام‌های دستی، کارکنان میز امانت به‌صورت دوره‌ای فایل‌ها را بررسی و در صورت لزوم اخطارهای مربوط را صادر می‌کنند.
11. تمدید امانت. استفاده‌کنندگان از کتابخانه ممکن است مایل باشند امانت را برای یک نوبت و یا مدت‌های طولانی‌تر تمدید کنند. بر اساس خط‌مشی‌ها و آیین‌نامه‌های تدوین‌شده در کتابخانه، بخش امانت می‌تواند تمدیدهای لازم را انجام دهد.
12. تسویه‌حساب و صدور گواهی عدم بدهی
13. قفسه خوانی : رفع مشکلات اطلاعات کتابشناختی، تهیه لیست مفقودی و ارسال برای کتابخانه مرکزی جهت حذف رکورد موردنظر.
14. وجین: حذف کتاب‌های قدیمی و وجین آن‌ها از مجموعه و مشخص کردن آن‌ها پشت برگه شلف و اطلاع به کتابخانه مرکزی و ارسال کتب به آن واحد .
15.صحافی: تهیه لیست کتاب‌ها و مجلات جهت ارسال صحافی و انجام خدمات مربوطه.تهیه لیست تازه‌های کتاب و مجلات موجود در کتابخانه. شرکت در جلسات و همایش‌های مربوط به بخش‌های مختلف کتابخانه
ساعات کاری بخش مخزن و امانت از ساعت 7:30 الی 18 می‌باشد
بخش اطلاع‌رسانی
با توجه به اینکه هدف نهایی کتابخانه ارائه منابع موجود به‌صورت الکترونیکی به مراجعان است .خدمات ارائه‌شده در این بخش عبارت است :
• آموزش استفاده از پایگاه‌های اطلاعاتی به مراجعین
• جستجو از پایگاه‌های اطلاعاتی برای مراجعین
• تهیه کتابچه‌های آموزشی جهت راهنمایی و هدایت مراجعین در استفاده از منابع رایانه‌ای
• آموزش کارورزان در استفاده از منابع مرجع الکترونیکی و بانک‌های اطلاعاتی
• تشکیل کلاس‌های آموزشی به‌ویژه برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی جهت آموزش جستجو از منابع رایانه‌ای
• ارائه خدمات آگاهی‌رسانی جاری به اعضاء هیئت‌علمی و دانشجویان تحصیلات تکمیلی
قسمت‌های موجود در سالن نشریات و اطلاع‌رسانی
الف: نشریات فارسی
در این قسمت برخی از نشریات علمی و پژوهشی فارسی و نشریات پر تقاضای دیگر پس از سفارش و انجام مراحل اداری و فنی وارد بخش نشریات می‌گردد و به ترتیب الفبای عنوان، نشریه جدید درروی قفسه به نمایش گذاشته می‌شود و نشریات قدیمی تا یک سال در زیر قفسه‌های نمایش قرار می‌گیرد. نشریات مربوط به سال‌های قبل در قسمت آرشیو مجلات نگهداری می‌گردد.
ب: نشریات لاتین
هر نشریه خارجی پس از سفارش و خرید ، آماده‌سازی و در کاردکس ثبت ، سپس وارد سالن شده و به ترتیب الفبای عنوان لاتین در قفسه نمایش مخصوص به خود قرار می‌گیرد و شماره قبلی آن در زیر قفسه جای می‌گیرد و شماره‌های جمع شده پس از گذشت یک سال در آرشیو نگهداری می‌گردد.
ج: پایان‌نامه‌ها
کلیه پایان‌نامه‌ها و طرح‌های مصوب تحقیقاتی اساتید و دانشجویان دانشگاه علوم پزشکی شاهرود پس از انجام مراحل تشریفات اداری و نیز ثبت و آماده‌سازی به این قسمت ارسال می‌گردد و پس از فهرست‌نویسی در نرم‌افزار آذر سا وارد می‌گردد و پایان‌نامه‌ها پس از دانلود قابل‌مشاهده می‌باشند ضمناً به‌منظور تسریع و تسهیل در بازیابی پایان‌نامه‌ها علاوه بر ورود اطلاعات پایان‌نامه‌ها در سایت و نرم‌افزار کتابخانه ، در بخش پایان‌نامه‌ها قابل‌دسترسی می‌باشند.
د: روزنامه‌ها و نشریات عمومی
روزنامه‌ها نیز یکی از منابع این بخش را تشکیل می‌دهند و ارزش آن در مسائل جاری کشور و بین‌المللی بر کسی پوشیده نیست خصوصاً روزنامه‌هایی که علاوه بر درج جریانات روز ، مقالات موضوعی و یادداشت‌های تخصصی را نیز در آن می‌گنجانند. از این حیث ، روزنامه‌ها یکی از منابع مرجع تلقی می‌گردند. روزنامه‌ها پس از استفاده روزانه در پایان هرروز جمع‌آوری می‌گردند.
اهم وظایف این بخش :
- ارائه خدمات نشریات جاری و گذشته‌نگر به کاربران در سالن .
- تفکیک نشریات گذشته‌نگر از جاری و انتقال دوره کامل آن به بخش آرشیو .
- آماده‌سازی مجلات به تفکیک موضوع.
- همکاری با کاربران در بازیابی اطلاعات نشریات .
- اعلام وصولی و پیگیری کسری نشریات.
بخش آرشیو
در بخش نشریات پس از مدتی معین که فرآیند به‌روزآوری و دریافت مرسولات جدید کماکان و به‌طور مستمر ادامه پیدا می‌کند جایی برای نشریات جدید باقی نمی‌ماند لذا بدیهی است که نشریات قدیمی‌تر در بازه‌های زمانی معین مرتب و به بخش آرشیو فرستاده تا هم مشکل مکانی برای نشریات جدیدتر مرتفع گردد و هم نشریات قدیمی‌تر جهت استفاده‌های آتی در آرشیو نگهداری شود.
بخش مرجع:
هدف هر کتابخانه‌ای از گردآوری و سازمان‌دهی منابع ارائه خدمات به کاربران است . بخش عمده‌ای از این خدمات به عهده بخش مرجع هست . لغت مرجع را " آنچه در امور به آن رجوع می‌کنند " تعریف نموده‌اند این رجوع تنها به منابع چاپی محدود نمی‌شود بلکه هر چیزی که به‌وسیله آن بتوان برای سؤال خویش و دیگران می‌توانند به‌صورت مکانیزه ( با استفاده از رایانه ) یا به‌صورت دستی ( با استفاده از برگه‌دان ) شماره کتاب موردنظر خویش را پیدا کنند. با توجه به سیستم نگهداری کتاب‌ها به‌صورت قفسه باز ، کاربران می‌توانند بعد از یافتن شماره بازیابی مستقیماً به کتاب موردنظر خود دسترسی یابند و یا از کتابدار مرجع در این خصوص کمک بگیرند .
مخزن منابع مرجع
این قسمت دارای کتاب فارسی و لاتین هست که بر اساس رده‌بندی کنگره (LC) ( و کتابخانه ملی پزشکی (NLM ) تنظیم‌شده است ، از مشخصه کتاب‌های مرجع در هنگام جستجو وجود حرف ( م ) در ابتدای شماره بازیابی کتاب‌های فارسی و( R ) در ابتدای شماره بازیابی کتاب‌های لاتین هست . کاربران می‌توانند به‌صورت مکانیزه ( با استفاده از رایانه ) یا به‌صورت دستی ( با استفاده از برگه‌دان ) شماره کتاب موردنظر خویش را پیدا کنند. با توجه به سیستم نگهداری کتاب‌ها به‌صورت قفسه باز ، کاربران می‌توانند بعد از یافتن شماره بازیابی مستقیماً به کتاب موردنظر خود دسترسی یابند و یا از کتابدار مرجع در این خصوص کمک بگیرند .
بخش خدمات فنی و فهرست‌نویسی
فهرست‌ها به دو صورت بنیادی و کامپیوتری تهیه و وارد کامپیوتر می‌شود: در حالت بنیادی: کتاب با استفاده از خود کتاب فهرست‌نویسی توصیفی شده و با استفاده از ابزار موضوعی و رده‌بندی و شماره پدیدآور، فهرست‌نویسی تحلیلی و رده‌بندی می‌شود و بعد اطلاعات وارد کامپیوتر می‌شود.
در حالت کامپیوتری: اطلاعات توصیفی و تحلیلی و رده‌بندی کتاب از طریق فایل‌های Iso. و Html.(از هر کتابخانه ممکن که اطلاعات کتاب‌ها را داشته باشند نظیر سی دی کتابشناسی ملی ایران، سایت کتابخانه‌های مهم جهان و ...) وارد برنامه آذر سا کتابخانه پارس آذرخش می‌شود.
اطلاعات ورودی در کامپیوتر بعد از تصحیح اطلاعات و آماده‌سازی جهت بازیابی قابل جستجوی کامپیوتری می‌شود بعد از ورود اطلاعات کتاب‌ها در کامپیوتر و کار روی آن‌ها، برای شماره‌های بازیابی کتاب‌ها برچسب عطف تهیه‌شده و در عطف آن‌ها چسبانده می‌شود و بارکد کتاب‌ها نیز بر اساس عنوان و شماره ثبت تهیه‌شده و پشت جلد چسبانده می‌شود و بعد کتاب‌ها می‌توانند وارد مخزن شوند و در قفسه‌ها در جای اختصاصی خود قرار گیرند.
لازم به ذکر است در این کتابخانه کتاب‌های پزشکی بر اساس سیستم رده‌بندی کتابخانه ملی پزشکی آمریکا (NLM) شماره‌گذاری و بازیابی می‌شوند و کتاب‌های غیرپزشکی بر اساس سیستم رده‌بندی کتابخانه کنگره امریکا (LC).
اهم فعالیت‌های بخش سفارش‌ها
بخش سفارش و تهیه منابع و یا به‌طورکلی بخش مجموعه‌سازی یک سری وظایف و عملکردهایی دارد شامل :
مراحل سفارش:
- نیازسنجى و ثبت نیاز اطلاعاتی مراجعین و دانشجویان به‌صورت پیوسته و کنترل آن با موجودی.
- دریافت کاتالوگ ناشرین ارسال آن به گروه‌های آموزشى جهت انتخاب منابع موردنیاز .
- برگزاری جلسات کمیته انتخاب منابع .
- بررسى و انتخاب آخرین رفرنس‌های موجود در بازار و تطابق آن با موجودى کتابخانه توسط کتابداران .
- دریافت منابع و کنترل آن با لیست خرید .
- شرکت در نمایشگاه‌های کتاب جهت خرید.
- اشتراک نشریات ادواری موردنیاز و پیگیری دریافت منابع.
- همکاری و تهیه منابع لازم جهت کتابخانه‌های وابسته.
- برگزاری نمایشگاه‌های کتاب به مناسبت‌های خاص در طول سال تحصیلی.
- جذب منابع اهدایی و رایگان.
انجام مراحل مربوط به تهیه پایگاه‌های اطلاعاتی شامل :
- شناسایی پایگاه‌های اطلاعاتی موردنیاز کاربران دانشگاه
- بررسی و مطالعه پایگاه‌های اطلاعاتی مرتبط با نیاز کاربران دانشگاه
- شرکت و همکاری در کنسرسیوم وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشکی
- تأمین اعتبار و تهیه مستقیم برخی از پایگاه‌های اطلاعاتی
- بررسی مداوم پایگاه‌های اطلاعاتی و در صورت نیاز پیگیری رفع اشکال پایگاه‌ها
- گزارش‌گیری از میزان استفاده کاربران از هر پایگاه با توجه مجموعه‌های موجود در آن