تعاریف آئین نامه وجین

۱-۱ وجین: عمل حذف کردن یا جابجا کردن نسخهﻫﺎی زائد کتابها و موادی است که به ندرت مورد استفاده قرار می گیرند یا به کلی قابل استفاده نیستند.

۱-۲ کتابدار کسی که دارای مدرک کارشناسی و یا بالاتر بوده و یا حداقل ۸ سال سابقه و تجربه عملی در کتابخانهﻫﺎی دانشگاه را داشته باشند.

۱-۳ مبادله: قراردادی که طبق آن کتابخانهﺍی منابع خود را به کتابخانه، مؤسسه یا انجمن دیگر ارسال می دارد و در مقابل منابع آن کتابخانه یا مؤسسه را دریافت می کند یا نسخهﻫﺎی تکراری خود را به کتابخانه دیگر می فرستند و در مقابل نسخهﻫﺎی دیگری از آنها دریافت می دارد.

۱-۴ ویرایش: اگر نویسنده اصلی و یا شخص دیگری در متن منبع تغییراتی بدهد و منبع به چاپ برسد (حتی اگر درمتن دست برده نشود) ویرایش نامیده می شود (حتی اگر در قطع، صحافی، تصاویر و غیره کتاب نیز تغییراتی داده شود ویرایش جدید تلقی می شود).

۱-۵ کتابخانه: منظور از کتابخانهﻫﺎ تمامی کتابخانهﻫﺎی دانشگاه علوم پزشکی شاهرود اعم از کتابخانهﻫﺎی دانشکده ای و همچنین کتابخانهﻫﺎی مراکز آموزشی شامل بیمارستان امام حسین (ع) و بهار و .... می باشد.

۱-۶ دانشگاه: منظور از دانشگاه در این آئین نامه، دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی شاهرود می باشد.

  مقدمه

وجین در علم کتابداری بیشتر با محتوای تصفیه و پالایش مجموعه کتابخانه از مواد اطلاعاتی بی استفاده و یا از رده خارج و یا موادی که به ندرت از آنها استفاده می شود تعبیر شده است. برای آنکه کتابخانه تبدیل به انباری مرده از کتاب و سایر منابع اطلاعاتی بلااستفاده نگردد، عمل وجین منابع امری ضروری به نظر می رسد. اما این امر نیز همانند کارکرد ارزیابی مجموعه منابع کتابخانه از طرف کتابداران باید بطور ثابت، دائمی و منظم انجام گیرد. برای وجین کردن مشکلاتی چون کمبود وقت، پرسنل و یا امکان انتخاب غلط در مورد حذف منابع وجود دارد. به همین منظور آئین نامه وجین منابع اطلاعاتی کتابخانهﻫﺎی تحت پوشش دانشگاه علوم پزشکی شاهرود تدوین یافته است تا با تلاش همکاران کتابدار در کتابخانهﻫﺎی تحت پوشش به لحاظ محتوای اطلاعاتی، شاهد مجموعهﻫﺎیی پویاتر و جذابتر برای جامعه دانشگاهی باشیم.

لازم به ذکر است که این آئین نامه در قسمت اجرایی فقط در مورد کتاب و نشریات می باشد

در مرحله اول عملیات وجین، ارزیابی و بررسی درجه کفایت مجموعه منابع از طرف کتابداران ضروری است. برای ارزیابی مجموعه می بایستی به چند عامل مهم توجه داشت.

الف) ارزش محتوایی کتاب

ب) نوع تخصص و رشته جامعه استفاده کننده از کتابخانه

ج) توجه به نوع کتابخانه (چرا که اهداف کتابخانه در ارتباط با اینکه کتابخانه دانشکده ای، بیمارستانی و در گروههای مختلف که بصورت تخصصی فعالیت می نماید، مختلف و متنوع است).

د) میزان استفاده کم و یا زیاد از هر منبع در مجموعه کتابخانه که از عوامل مهم وجین و عدم وجین آن منبع محسوب می گردد و توجه به این نکته امری ضروری است.

اصول وجین

۱-۲ قبل از شروع عملیات وجین ابتدا عمل رف خوانی کتابخانه مربوطه انجام می شود و تمامی منابع مجموعهﻫﺎ از لحاظ منابع مفقودی، امانت و موجودی کنترل و بازبینی می شود. این کار توسط کتابداران کتابخانه مربوطه صورت می گیرد.

*تبصره یک: شروع کار وجین منابع در هر کتابخانه بدون انجام رف خوانی قبل از آن غیرممکن و ممنوع است.

*تبصره دو: جهت این امرکتابخانهﻫﺎ به تشخیص سرپرست کتابخانه می توانند وظایف سرویسﺩهی و خدمات امانت خود را در مقطع زمانی مناسب تعطیل نمایند تا با دقت بیشتری مراحل فوق انجام شود.

*تبصره سه: کتابخانه های تحت پوشش برای انجام عمل وجین کتابها می بایستی زمان و وقت مناسب و خاصی را برای دقت بیشتر در وجین منابع انتخاب نمایند. بهترین زمان مقاطع زمانی تعطیلات بین دو ترم تحصیلی و یا تعطیلات تابستان پیشنهاد می گردد.

*تبصره چهار: لازم به ذکر است که کتابداران می بایستی مشخصات کتب مفقودی را مشخص نمایند.

۲-۲ با توجه به مفاهیم موجود در مقدمه کتابداران موظفند در این مرحله ابتدا کتب مرجع (رفرانس) رشتهﻫﺎی تخصصی مرکز مربوطه که از نظر زمان و ویرایش روزآمد می گردند را تشخیص داده و سپس در صورت تهیه ویرایش های جدید در هر مجموعه به اندازه کافی، ویرایشهای قبلی را وجین نمایند.

*تبصره: کتابداران می توانند در صورت نیاز و حسب تشخیص تعدادی از نسخ حداقل یک ویرایش قدیمی تر از ویرایش آخر کتاب را نیز در مجموعه خود و در کنار ویرایشهای جدید حفظ نمایند.

۲-۳ نسخه های تکراری و فراوان از یک عنوان واحد و یک ویرایش واحد که به تشخیص کتابدار که اینک از اهمیت و استفاده آن کاسته شده است را می توان حسب نظر کتابدار به یک یا چند نسخه محدود تقلیل داد.

۲-۴ کتابهای فرسوده و مستعمل که امکان صحافی و یا اصلاح نداشته و در حال حاضر نیز از اعتبار علمی لازم برخوردار نیستند جزو کتب وجینی محسوب می شود.

۲-۵ کتبی که از نظر ترجمه، موضوع، محتوا، زمان یا ویرایش قدیمی شده اند و در طی سه سال گذشته استفاده کنندﻩای نداشته اند بنا به نظر کتابداران می توانند وجین گردند.

۲-۶ منابعی که از نظر شرایطی سیاسی، اجتماعی یا فرهنگی نامطلوب تشخیص داده می شود (بنا به تشخیص کتابداران و یا سرپرست کتابخانه مربوطه) می بایست بطور جداگانه فهرستی از آنها تهیه و به معاونت پژوهشی ارسال تا نسبت به وجینی بودن منابع مذکور اقدام و تشخیص نهایی را به کتابخانه مربوطه اعلام نماید، تا در صورت تأیید کتب مذکور از مجموعه وجین شود.

*تبصره: کتابهایی با موضوعات ادبی، سیاسی، تاریخی، مذهبی و کلیات شامل تعریف و روند وجین نمی شوند ( به استثناء موارد بند ۶-۳)

۲-۷ کتابهایی که در هنگام خرید اشتباها انتخاب و خریداری شده اند و مورد استفاده رشتهﻫﺎی مربوط به کتابخانه مربوطه نمی باشند می توانند با سایر کتابخانهﻫﺎی تحت پوشش مبادله گردند.

۲-۸ در مورد نشریات ادواری و مجلات صرفا مواردی که بصورت تکی و یا اهدایی ارسال شده اند و از نظر محدوده زمانی قدیمی بوده (بیش از ۲ سال از انتشار آن گذشته باشد) و در حال حاضر نیز نسخ روزآمد آنها به کتابخانه مربوطه نیز ارسال نمی گردد، می توانند وجین گردند.

*تبصره: لیست این نوع مواد می بایستی پس از تنظیم به معاونت پژوهشی  دانشگاه ارسال شود.