تعاریف آئین نامه وجین منابع اطلاعاتی کتابخانه های دانشگاه
آییننامه وجین منابع اطلاعاتی کتابخانههای دانشگاه علوم پزشکی شاهرود
معاونت تحقیقات و فناوری
کتابخانه مرکزی
دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی شاهرود
آییننامه وجین منابع اطلاعاتی کتابخانههای دانشگاه
مقدمه
وجین در علم کتابداری و اطلاعرسانی، فرآیند ارزیابی، پالایش، حذف یا انتقال منابع اطلاعاتی است که به دلایل مختلف از جمله کاهش میزان استفاده، فرسودگی، قدیمیشدن محتوا، تغییر نیازهای اطلاعاتی کاربران یا وجود نسخههای مازاد، کارایی و ضرورت اولیه خود را در مجموعه کتابخانه از دست دادهاند.
بهمنظور جلوگیری از انباشتهشدن منابع کماستفاده، فرسوده و فاقد کارایی و همچنین فراهمسازی زمینه برای ایجاد مجموعهای پویا، روزآمد، متناسب با نیازهای علمی و پژوهشی و برخوردار از کیفیت محتوایی مطلوب، اجرای منظم و اصولی فرآیند وجین در کتابخانههای دانشگاه ضروری است.
وجین منابع، همانند ارزیابی مجموعه، فرآیندی مستمر و نظاممند است که باید با دقت و بر اساس معیارهای علمی و حرفهای انجام شود. از جمله چالشهای این فرآیند میتوان به محدودیت زمان، کمبود نیروی انسانی متخصص و احتمال تصمیمگیری نادرست در انتخاب منابع اشاره کرد.
بر همین اساس، این آییننامه با هدف ایجاد وحدت رویه در فرآیند وجین منابع اطلاعاتی کتابخانههای تحت پوشش دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی شاهرود تدوین شده است تا با مشارکت و همکاری کتابداران، مجموعههای کتابخانهای از نظر محتوایی و کاربردی، پویاتر، روزآمدتر و متناسبتر با نیازهای جامعه دانشگاهی باشند.
تبصره: مفاد اجرایی این آییننامه در حال حاضر صرفاً در مورد کتابها و نشریات ادواری کاربرد دارد.
۱. تعاریف
۱-۱. وجین
وجین عبارت است از فرآیند شناسایی، ارزیابی، حذف، انتقال یا جابهجایی منابع اطلاعاتی مازاد، کماستفاده، فرسوده یا فاقد ارزش و کارایی لازم از مجموعه کتابخانه.
۱-۲. کتابدار
در این آییننامه، کتابدار به فردی اطلاق میشود که دارای حداقل مدرک کارشناسی در حوزه مربوطه بوده یا حداقل ۸ سال سابقه و تجربه عملی در کتابخانههای دانشگاهی داشته باشد.
۱-۳. مبادله
مبادله فرآیندی است که طی آن کتابخانه، بخشی از منابع خود را به کتابخانه، مؤسسه یا انجمن دیگری ارسال کرده و در مقابل، منابع مورد نیاز خود را از آن مجموعه دریافت مینماید. همچنین میتوان نسخههای تکراری و مازاد را با منابع مورد نیاز سایر کتابخانهها مبادله نمود.
۱-۴. ویرایش
ویرایش به نسخهای از یک منبع اطلاق میشود که در آن، نویسنده اصلی یا فرد دیگری تغییراتی در متن، محتوا یا سایر اجزای اثر ایجاد کرده و منبع با مشخصات جدید منتشر شده باشد. تغییرات اساسی یا قابل توجه در محتوا، قطع، صحافی، تصاویر و سایر اجزای کتاب نیز میتواند در تعیین ویرایش جدید مورد توجه قرار گیرد.
۱-۵. کتابخانه
منظور از «کتابخانه» در این آییننامه، کلیه کتابخانههای تحت پوشش دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی شاهرود، اعم از کتابخانههای دانشکدهای و کتابخانههای مراکز آموزشی و درمانی از جمله کتابخانههای بیمارستان امام حسین(ع)، بیمارستان بهار و سایر مراکز وابسته است.
۱-۶. دانشگاه
منظور از «دانشگاه» در این آییننامه، دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی شاهرود است.
۲. ارزیابی مجموعه پیش از وجین
پیش از آغاز عملیات وجین، ارزیابی و بررسی میزان کفایت مجموعه منابع اطلاعاتی توسط کتابداران ضروری است. در این ارزیابی، عوامل زیر باید مورد توجه قرار گیرد:
الف) ارزش علمی و محتوایی منبع؛
ب) نوع تخصص و رشته تحصیلی و پژوهشی جامعه استفادهکننده از کتابخانه؛
ج) نوع و مأموریت کتابخانه؛ زیرا نیازها و اهداف کتابخانههای دانشکدهای، بیمارستانی و سایر کتابخانههای تخصصی با یکدیگر متفاوت است؛
د) میزان استفاده از منبع و دفعات مراجعه کاربران به آن، که از معیارهای مهم در تصمیمگیری برای وجین یا نگهداری منابع محسوب میشود.
۳. اصول و ضوابط وجین
۳-۱. رفخوانی پیش از وجین
پیش از آغاز عملیات وجین، انجام رفخوانی کامل کتابخانه الزامی است. در این مرحله، تمامی منابع مجموعه از نظر موجودی، وضعیت امانت، منابع مفقودی و سایر موارد مرتبط کنترل و بازبینی میشوند.
اجرای این مرحله بر عهده کتابداران کتابخانه مربوطه است.
تبصره ۱: آغاز عملیات وجین در هر کتابخانه، بدون انجام رفخوانی قبلی، ممنوع است.
تبصره ۲: کتابخانهها میتوانند بنا به تشخیص سرپرست کتابخانه و در صورت ضرورت، خدمات امانت و سرویسدهی را در بازه زمانی مشخص و مناسب، بهصورت موقت متوقف نمایند تا فرآیند رفخوانی و وجین با دقت و کیفیت بیشتری انجام شود.
تبصره ۳: کتابخانههای تحت پوشش موظفاند برای اجرای عملیات وجین، زمان مناسب و کافی در نظر بگیرند. تعطیلات بین دو نیمسال تحصیلی و تعطیلات تابستانی، زمانهای مناسبتری برای انجام این عملیات محسوب میشوند.
تبصره ۴: کتابداران موظفاند مشخصات منابع مفقودی را بهصورت دقیق ثبت و گزارش نمایند.
۳-۲. روزآمدسازی منابع تخصصی و مرجع
با توجه به معیارهای مندرج در این آییننامه، کتابداران موظفاند ابتدا منابع مرجع و تخصصی مرتبط با حوزه فعالیت مرکز را که از نظر محتوا و ویرایش نیازمند روزآمدسازی هستند، شناسایی نمایند.
پس از تأمین تعداد کافی از ویرایشهای جدید، ویرایشهای قبلی میتوانند با تشخیص کتابدار از مجموعه وجین شوند.
تبصره: در صورت نیاز و با تشخیص کتابدار، میتوان حداقل یک ویرایش قدیمیتر از آخرین ویرایش را در مجموعه نگهداری کرد؛ مشروط بر اینکه حفظ آن از نظر علمی و پژوهشی ضرورت داشته باشد.
۳-۳. نسخههای تکراری
نسخههای تکراری و مازاد از یک عنوان و یک ویرایش، در صورتی که میزان استفاده از آنها کاهش یافته باشد، میتوانند با تشخیص کتابدار به یک یا چند نسخه محدود شوند.
۳-۴. منابع فرسوده
کتابهای فرسوده و مستعملی که امکان صحافی، مرمت یا اصلاح آنها وجود ندارد و در عین حال از اعتبار علمی و کاربردی لازم برخوردار نیستند، میتوانند در زمره منابع وجینی قرار گیرند.
۳-۵. منابع قدیمی و کماستفاده
کتابهایی که از نظر ترجمه، موضوع، محتوا، تاریخ انتشار یا ویرایش، قدیمی شدهاند و طی سه سال گذشته مورد استفاده قرار نگرفتهاند، با تشخیص کتابداران میتوانند برای وجین پیشنهاد شوند.
۳-۶. منابع نامتناسب با ملاحظات دانشگاه
در خصوص منابعی که بنا بر تشخیص کتابدار یا سرپرست کتابخانه، از نظر شرایط و ملاحظات اجتماعی، فرهنگی یا سایر ملاحظات سازمانی نامتناسب تشخیص داده شوند، فهرست جداگانهای تهیه و برای بررسی و تصمیمگیری به معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه ارسال میشود.
وجین این منابع صرفاً پس از بررسی و تأیید مرجع ذیصلاح دانشگاه انجام خواهد شد.
تبصره: منابع ادبی، سیاسی، تاریخی، مذهبی و کلیات، صرفاً به دلیل موضوع خود مشمول این بند نبوده و ارزیابی آنها باید بر اساس سایر معیارهای مندرج در آییننامه انجام شود.
۳-۷. منابع خریداریشده بهاشتباه
کتابهایی که در زمان خرید، به اشتباه انتخاب و تهیه شدهاند و با نیازهای علمی و تخصصی کتابخانه مربوطه تناسب ندارند، در صورت امکان میتوانند با سایر کتابخانههای تحت پوشش دانشگاه مبادله شوند.