خدمات و روش انجام آن در روابط عمومی:
الف) ارتباط با رسانه ها:
وظایف:
- سیاستگذاری، برنامه ریزی و کاربرد شیوه های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها، فعالیتها و برنامه ها و مواضع دستگاه به مخاطبان، رسانه ها و جامعه
- ایجاد ارتباط مطلوب با مطبوعات، رادیو، تلویزیون و خبرگزاری‌ها و بهره‌برداری بهینه از آنها برای اطلاع‌رسانی به مردم.
- ارسال خبر، گزارش خبری (با تصویر و یا بدون تصویر)
- پاسخگویی به سوالات مطروحه رسانه ها و مکاتبات با مقامات و مسئولین ذیربط
- گردآوری، جمع‌بندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم، نخبگان و رسانه‌ها در زمینه فعالیتهای استانی و ارائه آن به مدیران ذیربط.
- تدوین برنامه سالانه مصاحبه‌های رئیس و مسئولین با مطبوعات، متناسب با اولویتهای سازمانی و نیازهای افکار عمومی.
- برگزاری تور بازدید اصحاب رسانه از فعالیت ها و پروژه های شاخص
- برگزاری جلسات و نشست های کاری با اصحاب رسانه
- تهیه بریده جراید و بولتن خبری
- تهیه آرشیوی از مطبوعات، نشریات،عکس و فیلم و ... جهت بهره برداری مقتضی
- برنامه‌ریزی و اطلاع‌رسانی به مردم درباره عملکرد دستگاهها بصورت شفاف با انگیزه تنویر افکار عمومی.
- تولید وسفارش ساخت فیلم و آگهی‌های تلویزیونی در راستای انعکاس و مستندسازی عملکرد سازمان ها
روش انجام خدمت:
- نظارت مستمر بر مصاحبه و انتشار اخبار واحدهای مختلف دانشگاه
- همکاری با رسانه های جمعی در انعکاس عملکرد دستگاه، پاسخگویی به هر گونه ابهام در دستگاه مربوطه و نظارت بر هر گونه انتشار جوابیه به رسانه ها
- بررسی جراید و رسانه ها، جمع آوری اطلاعات و اخبار روز و رویدادهای مهم و انتقال سریع به رئیس و مدیران مجموعه
- دعوت از خبرنگاران در جلسات متعدد و مناسبت ها، همایش ها و سفرهای شهرستانی
- هماهنگی در جهت صدور کارت خبری برای خبرنگاران جهت حضور در مراسم هایی که مقامات ارشد کشوری حضور دارند.
- ایجاد بانک اطلاعاتی از خبرنگاران شهرستان
- اطلاع رسانی کلیه اقدامات ارتباطی به خبرنگاران در قالب روابط و فضای مجازی (الکترونیکی) توسط پیامک
- صدور و ارسال بیانیه ها و اطلاعیه های
- جهت بازخورد نظرات خبرنگاران و اصحاب رسانه برگزاری جلسات ویژه با مدیران مسئول خبرگزاری ها و اصحاب مطبوعات و صداوسیما بصورت دوره ای
- فراهم آوردن زمینه های لازم برای خبرنگاران جهت بازدید از طرح های عمرانی
- تهیه بریده جراید به صورت روزانه و ارائه آن به مقام عالی
- برگزاری نشست های خبری معاونین و مدیران ستادی در مناسبتهای ویژه و دوره ای
ب) همایش / مراسم / نمایشگاه
وظایف:
- تهیه تقویم برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه
- برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه
- مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی ها
روش انجام خدمت:
- هماهنگی و نظارت بر برگزاری نمایشگاه و جشنواره های مرتبط
- استعلام از واحدهای مختلف دانشگاه در خصوص برنامه سالیانه برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه
- تهیه تقویم همکاری و یا برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه
- مکان یابی بر اساس تعداد مدعوین همایش و مراسم
- مکان یابی بر اساس اهداف وابعاد نمایشگاه
- پیش بینی بودجه موردنیاز واعلام آن و تلاش در جهت تامین بودجه
- تشکیل تیم تدارکات
- بررسی اثربخشی برنامه
- تهیه تقویم مناسبت ها بر اساس مراسم های مذهبی- ملی و مناسبت های ویژه
• مراسم مذهبی:
- برگزاری مراسم ویژه مذهبی و ایام خاص از جمله ماه مبارک رمضان،غدیر،محرم
ماه مبارک رمضان:
- افطاری برای همکاران در صورت صلاحدید
- برگزاری مراسم مذهبی در نمازخانه
- استفاده و سخنرانی از اساتید مذهبی برجسته
- برگزاری مسابقات مذهبی و ورزش همراه با جایزه و...
عید غدیر خم:
- برگزاری مولودخوانی
- مسابقات ویژه با همکاری سازمان تبلیغات اسلامی و امور کتابخانه همراه با جایزه
- سفرهای زیارتی برای همکاران و...
ایام محرم:
- برگزاری مراسم سوگواری در نمازخانه
- برگزاری مسابقات ویژه این ایام
- انتشار بروشورهای ویژه و...
• مراسم ملی
نوروز:
- انتشار برشورهای ویژه
- همکاری در تامین محیط مناسب برای سفرهای نوروزی همکاران
- آراستگی مناسب اداره برای استقبال از نوروز
سوم خرداد فتح خرمشهر و هفته دفاع مقدس
- برگزاری مراسم ویژه برای همکاران ایثارگر
- ایجاد فضای مناسب محیط
- برگزاری مسابقات خانوادگی برای همکاران (ورزش و ....)
ج) انتشارات
وظایف:
- داشتن تقویم فعالیت انتشاراتی در سال
- پوشش فعالیتهای مؤثر مدیران در حوزه انتشارات درقالب بروشور، بنر، استند، سی دی، کاتالوگ، پوسترو...
- تهیه بروشورهای راهنمای عمومی و تخصصی در جهت تسهیل استفاده از خدمات سازمان
- تدوین و انتشار خلاصه عملکرد
روش انجام خدمت:
- نظارت مستمر بر هرگونه انتشار موارد تبلیغاتی و انتشاراتی بخصوص نشریات مکتوب و الکترونیکی مرتبط
- تهیه و ارسال گزارش عملکردها واقدامات انجام شده
- اخذ گزارش عملکرد وفعالیتهای مهم و اثربخش
- جمع بندی و تهیه گزارش ماهیانه عملکرد و فعالیتهای مهم و اثربخش
- جمع بندی وتهیه گزارش ماهیانه عملکرد وفعالیتهای مهم و چاپ و ارسال آن به دستگاه های ذیربط و درج در سایت
- تهیه تیزرهای ویژه جهت پخش در صدا وسیما
- تهیه لوح فشرده جهت پخش در مناسبتهای خاص
- مستند سازی اقدامات در قالب تهیه فیلم، عکس و انتشارات و آرشیو آن
- انعکاس مقالات و یادداشتهای رسانه ای در زمینه موضوعات مختلف مرتبط با حوزه های ماموریتی به منظور ترویج سیاستها ومبانی فکری برنامه های جاری وزارت متبوع در سطوح مختلف ملی، منطقه ای و محلی
چ) تبلیغات محیطی
وظایف :
- اعمال سیاستهای و انعکاس و نظارت بر تبلیغات محیطی دستگاهها در مناسبتهای مختلف
- تهیه تقویم آذین بندی ساختمانهای اداری بخش های مختلف به مناسبت های مختلف
- پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی سازمان در گرامیداشت ایام و مناسبتهای ویژه
- نصب پوسترها و بروشورها و کاتالوگ های تبلیغاتی درتابلوی اعلانات
- نصب پلاکارد در محل های اجتماع مردم مثل نمازجمعه و ...
- تهیه بنر در مناسبت مربوط و آذین بندی محیط اداری
- برگزاری مراسم ویژه مذهبی از جمله ختم قرآن کریم، زیارت عاشورا و...
- ارسال پیام های بهداشتی درمانی، ملی ومذهبی از طریق اتوماسیون اداری
- تهیه کلیپ های تبلیغاتی بهداشتی درمانی، ملی و مذهبی در مناسبتهای خاص
- تهیه بولتن و بروشورهای تبلیغاتی در مراسم و ایام خاص( دهه فجر، هفته دولت)
- مدیریت تبلیغاتی نمایشگاهها و تولید محتوای مناسب
- اعلام اخبار و رویدادهای خبری مهم از طریق sms به مردم، خبرنگاران و مسئولین
ح) سمعی و بصری:
وظایف:
- داشتن آرشیو فنی از فعالیت های سمعی بصری
- قابل ارائه بودن این فعالیت در کمترین زمان به مدیریت (بصورت الکترونیکی و حجمی)
- نصب و پخش تصاویر به مناسبت های مختلف و بهره برداری از آنها
روش انجام خدمت:
- مستند سازی اقدامات در قالب تهیه فیلم عکس و انتشارات و آرشیو آن
- تهیه فیلم های کوتاه یک تا سه دقیقه ای جهت درج به پایگاه اطلاع رسانی
- تهیه تیزر و عکس های کیفی از اقدامات عینی و ملموس
- تهیه تیزر و عکس های کیفی از شخصیت های موضوع اخبار
- تهیه تیزر و عکس های کیفی از حاشیه های مثبت و احیانا منفی اقدامات و رخدادها
- معرفی بصری توانمندیها و سرمایه مختلف اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی
د) پژوهش و افکار سنجی
وظایف:
- داشتن تقویم اجرایی طرح نظرسنجی طی یکسال
- داشتن فرم های خام نظرسنجی برای موضوعات خاص و یا طراحی فرم جدید با توجه به شرایط
- تهیه گزارشهای تحلیلی ادواری در خصوص موضوعات مختلف از افکار عمومی
- نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای سازمانها در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاهها از یکسو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن
- سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه راهکارهای مناسب به مدیریت
- نظارت و ارزیابی فعالیتها و اعمال نتایج حاصل در برنامه‌ها و فعالیتهای آتی.
- طراحی و برنامه‌ریزی برای ارتقاء کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمانها و مردم و دستگاهها و مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد
روش انجام خدمت:
- نظرسنجی عمومی از ارباب رجوع طبق برنامه زمان بندی ذیل در کلیه معاونتها
- شرایط وقت با هماهنگی معاونتها
- تهیه گزارشهای تحلیلی از افکار عمومی و ارائه نتایج به ریاست
- نظرسنجی از افکار عمومی در نشستهای شهرستانها
- نصب صندوق پیشنهادات و انتقادات
ذ) عضویت در کمیته و مجامع عمومی
وظایف:
- حضور در جلسات مهم ذیربط سازمان به منظور آگاهی از سیاستها، خط مشی‌ها، برنامه‌ها و روند فعالیتها
- حضور فعال و مستمر در کمیته های مختلف دستگاه متبوع
- حضور فعال در نشست های روابط عمومی وزارتخانه متبوع
روش انجام خدمت:
- اخذ برنامه روتین جلسات حوزه ریاست از مسئولین دفاتر و برنامه ریزی در جهت نحوه حضور
- حضور مفید در جلسات متفرقه ای که از طریق دعوتنامه اطلاع رسانی شده باشد (امور تشریفاتی، خبر نویسی روابط عمومی، قاری و سمعی و بصری)
- دعوت و حضور خبرنگاران در جلسات عادی و تعیین گستره خبرنگاران با توجه به ماهیت جلسه
- دعوت به جلسات بصورت sms به خبرنگاران
- ضبط و تصویر برداری از جلسات با توجه به ماهیت جلسات
- تهیه خبر و بازبینی آن توسط کارشناس رسانه و بارگذاری آن بر روی پایگاه اطلاع رسانی
ر ) بازدید از پروژه ها / افتتاحیه ها /ملاقات با مسئولین
وظایف:
- هماهنگی و تنظیم برنامه های کلنگ زنی و افتتاح پروژه های در مناسبتهای مختلف
- حضور روابط عمومی در طی برگزاری این برنامه ها بصورت فعال
- دعوت از اصحاب رسانه و صدا و سیما جهت انعکاس این فعالیت ها
- تهیه خبر و گزارش خبری با ارسال به رسانه های گروهی، ملی ومحلی
روش انجام خدمت:
- استعلام از واحدهای مختلف دانشگاه در خصوص برنامه کلنگ زنی و افتتاح پروژه ها در مناسبت های مختلف
- تهیه تقویم افتتاحیه ها و پیگیری امور مرتبط در زمان مناسب
- حضور روابط عمومی در طی برنامه افتتاحیه ها بصورت فعال
- دعوت از خبرنگاران در مراسم و تعیین گستره خبرنگاران با توجه به ماهیت پروژه
- تهیه خبر و گزارش خبری با ارسال به رسانه های گروهی، ملی ومحلی
ز ) هماهنگی برای حضور در مراسم های شادی و غم همکاران
وظایف:
- داشتن برنامه برای نحوه حضور همکاران و روابط عمومی در مراسم های شادی و غم همکاران
- انتشار پیام تبریک یا تسلیت وانعکاس در سطح داخلی
- صدور پیام های تبریک و یا تسلیت برون سازمانی
روش انجام خدمت:
- انتشار پیام تبریک یا تسلیت وانعکاس در سطح درون سازمان و برون سازمانی
- شرکت در مراسم و درصورت نیاز ارسال گل و اعلامیه
و) تشریفات:
وظایف:
- هماهنگی و سازماندهی کلیه امور تشریفاتی و استقبال از میهمانان
- تنظیم برنامه مسافرت و بازدیدهای رسمی مدیران و مسئولین
روش انجام خدمت:
- انجام وظایف و امور مربوط به تشریفات و امور بین الملل و استقبال
- مکان یابی جلسات بر اساس تعداد مدعوین
- ایجاد ظرفیتهای مناسب برای مهمانان:
الف) تهیه پرچم ب) اجراء سرود ملی توسط یگان نظامی ج) آراستگی محیط با پرچم
- ایجاد فضای مناسب برای پذیرایی
- آراستگی لباس و چهره کارکنان ارائه دهنده خدمات به مهمانان
- آماده نمودن خودور ویژه تشریفات
- ایجاد پاویون ویژه
ه ) ارتباطات:
1- ارتباطات الکترونیکی
وظایف:
- داشتن اطلاعات کافی و بهره گیری از فنآوریهای IT
- ایجاد ارتباط الکترونیکی بصورت مداوم با سازمانها
- ایجاد صندوق پستی الکترونیکی فعال اختصاصی روابط عمومی
- به روزکردن اخبار دستگاه در سایت
روش انجام خدمت:
- هماهنگی ، سازماندهی و مدیریت ارتباطات رسانه ای پایگاه اطلاع رسانی با استفاده از ابزار نوین فن آوری اطلاعات و افکارسنجی عمومی
- بارگذاری کلیه اخبار، انتصابات، جلسات مدیران و معاونین روزانه بر روی سایت
- فعال تر کردن سایت به لحاظ بارگذاری اخبار و رویدادها
- نظرسنجی توسط سایت
- معرفی سایت روابط عمومی از طریق رسانه ها بعنوان پایگاه مطمئن ارتباطیس
- ایجاد صندوق پستی الکترونیکی فعال اختصاصی روابط عمومی
2-پیام کوتاه
وظایف:
- تهیه لیست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندی شده
- تهیه متون پیام کوتاه برای مناسبت ها و برنامه ها
روش انجام خدمت:
- ارسال دعوتنامه ها از طریق پیام کوتاه
- ارسال اخبار مهم و اطلاع رسانی عمومی از طریق پیامک
- ارسال پیام کوتاه برای مناسبت ها و برنامه ها
ی) برنامه آموزشی کارکنان و مسئولان روابط عمومی
- برگزاری دوره های آموزشی تخصصی در جهت ارتقاء سطح علمی روابط عمومی واحدها و همکاران ذیربط
- حضور در نمایشگاه تخصصی روابط عمومی
- برگزاری همایش و گردهمایی تخصصی با حضور صاحب نظران و اساتید روابط عمومی