شرح وظایف نیروهای روابط عمومی دانشگاه

مدیر روابط عمومی:         
•    برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج امکانات و منابع، هدایت، نظارت و کنترل بر امور مرتبط با مخاطبان داخلی و خارجی دانشگاه
•    مدیریت و نظارت بر فرآیند انجام اقدامات لازم به منظور برقراری ارتباط با دانشگاه ها، مؤسسات و مراکز دولتی و غیردولتی
•    برنامه‌ریزی و مدیریت اقدامات لازم به منظور آشنا نمودن مخاطبان داخلی و خارجی دانشگاه با رسالت، اهداف، برنامه‌ها و فعالیت های دانشگاه
•    مدیریت امور اجرائی برگزاری مراسم و همایش‌های مربوط به واحدهای تابعه دانشگاه طبق برنامه مصوب واحدهای ذیربط
•    مدیریت انتشار نشریه‌های خبری با انجام هماهنگی های لازم با واحدهای ذیربط
•    مدیریت فعالیت های مختلف تبلیغاتی دانشگاه در حیطه شرح وظایف اداره
•    فراهم نمودن زمینه لازم به منظور برقراری ارتباط و تفاهم بین دانشجویان، کارکنان، استادان و مسئولان دانشگاه
•    مدیریت امور پیمایش محیطی دانشگاه در زمینه سنجش نگرش، عقاید، نظرات و خواسته‌های مخاطبان داخلی و خارجی دانشگاه در قالب نظرسنجی، مطالعات محیطی و .... انعکاس نتایج آن به رئیس دانشگاه و حوزه‌های ذیربط
•    نظارت و مدیریت امور مربوط به تشریفات و پذیرایی مهمانان داخلی و خارجی
•    مدیریت فرآیند برقراری ارتباطات دو جانبه خبری و اطلاعاتی بین اداره و واحدهای تابعه دانشگاه و رسانه‌های گروهی
•    تنظیم و ارائه برنامه‌ و بودجه حوزه
•    جمع آوری اطلاعات اخبار و آمار لازم به منظور تهیه بروشورها و مجلات داخلی در چارچوب ضوابط و موازین مربوطه
•    نظارت و کمک در تهیه مقدمات لازم جهت برگزاری جشن ها، کنفرانس ها، سمینارها، ملاقات ها و مسافرت مقام ها
•     انجام امور تشریفاتی و پذیرایی از لحظه ورود تا خروج میهمانان طبق برنامه
•    همکاری در تهیه، بررسی و تنظیم اسناد و مدارک جهت تنظیم لوایح و یا تصویب نامه یا آیین نامه
•    آگاه ساختن مردم از پیشرفت ها و نتایج برنامه ها و فعالیت های دانشگاهی از طریق رسانه های جمعی، تشکیل جلسات سخنرانی، بررسی و تنظیم نظرات و آراء عمومی در رابطه با نحوه فعالیت دانشگاه به منظور ارائه به آن ها

اداره برنامه ریزی و مطالعات افکار عمومی:
•    ایجاد بانک اطلاعاتی از سیاستها، برنامه ها، عملکردها و فعالیتهای وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی و به روز نمودن و نگهداری مستمر آن به منظور راهنمائی سریع مردم و استفاده مسئولین.
•    بررسی و تعیین نیازهای آموزشی کارکنان روابط عمومی های واحدهای تابعه و ستادی و برنامه ریزی برگزاری کارگاههای آموزشی تخصصی روابط عمومی برای آشنایی شاغلین در روابط عمومی های تابعه مجموعه دانشگاه با جدیدترین علوم ارتباطات و روابط عمومی.
•    برنامه ریزی، برآورد و پیگیری برای دریافت اعتبارات مورد نیاز روابط عمومی براساس برنامه عمل سالانه و نظارت بر هزینه کرد اعتبارات دریافت شده.
•    تحلیل محتوای مقالات و گزارشهای مندرج در مطبوعات، رسانه ها و سایر متون به صورت دوره ای در زمینه فعالیتها و اقدامات دانشگاه و ارائه به مسئولین ذیربط.
•    نقد و بررسی و تحلیل بازتاب فعالیتهای دانشگاه از نظر اقشار مردم، رسانه ها و مدیران دستگاههای دیگر و ارائه گزارش آن.
•    نقد و بررسی عملکرد روابط عمومی دانشگاه و روابط عمومی های تابعه
•    برنامه ریزی و نظارت بر مطالعات افکار عمومی دانشگاه و واحدهای تابعه
•    برنامه ریزی برای برگزاری جلسات ادواری با مسئولان روابط عمومی واحدهای وابسته (کمیته اطلاع رسانی)
•    برنامه ریزی و فراهم کردن تسهیلات لازم برای بازدیدها، سفرها و اردوهای آموزشی برای کارکنان روابط عمومی .
•    تهیه و تدوین گزارش عملکرد دوره ای و سالانه دانشگاه براساس شاخصهای تعیین شده و موارد ارسالی از معاونتها، واحدهای وابسته.
•    بررسی و ارائه پیشنهاد برای اشتراک با مجلات تخصصی روابط عمومی.
•    برنامه ریزی به منظور افزایش مهارتها
•    نقد و بررسی و تحلیل بازتاب فعالیتهای دانشگاه از نظر اقشار مردم، رسانه ها و مدیران دستگاههای دیگر و ارائه گزارش آن
اداره اطلاع رسانی الکترونیک
•    اطلاع رسانی الکترونیک همایش ها و کنگره های مرتبط با حوزه  بهداشت، درمان و آموزش پزشکی
•    به روزرسانی و تقویت پایگاه اطلاع رسانی روابط عمومی
•    بهره گیری از سیستم خروجیRSS خبرگزاریها و پایگاه های اطلاع رسانی مرتبط با دانشگاه و همچنین تولید RSS بخشهای خبری پایگاه اطلاع رسانی
•    پوشش سریع و دقیق اخبار و تصاویر تولیدی روابط عمومی و واحدها از طریق پایگاه اطلاع رسانی دانشگاه
•    ایجاد هماهنگی با حوزه فناوری اطلاعات به منظور فراهم کردن زیرساخت سخت افزاری و تهیه نرم افزارهای مورد نیاز برای توسعه روابط عمومی الکترونیک
•    طراحی بخشهای مختلف در سایت روابط عمومی چون تاریخچه، اخبار، پیامهای بهداشتی، دفترچه راهنمای تلفن و ... به منظور تسهیل دسترسی مخاطبان به اطلاعات مورد نیاز
•    اطلاع رسانی از طریق سامانه پیام کوتاه
•    انجام نظرسنجی های الکترونیک در زمینه موضوعات مرتبط با دانشگاه
•    به روزرسانی تابلوهای اطلاع رسانی الکترونیک
•    توسعه ارتباطات مردمی از طریق صندوق الکترونیک و راه اندازی سرویس پیام کوتاه و پاسخگویی سریع و دقیق به پیامکها و نامه های الکترونیک مردم
•    تولید و توزیع مناسب لوح های فشرده چند رسانه ای در خصوص گرامیداشت مناسبتها و اطلاع رسانی موضوعات مهم و ضروری
•    فراهم کردن زیرساخت مناسب برای ایجاد و توسعه سامانه تلفن گویا، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و مرکز تماس مشتریان (Contact Cenetr)
•    دریافت درخواستهای مردمی از طریق وب سایت و انعکاس به رئیس دانشگاه و اخذ دستور و انتقال به ذینفع
•    پاسخگویی به تلفن
•    مطالعه کلیه جرائد و روزنامه ها و استخراج مطالب و مقالاتی که مستقیماً و یا غیر مستقیم در ارتباط با مسائل دانشگاه

اداره ارتباطات:
•    هماهنگی انجام مصاحبه های درخواستی از سوی خبرنگاران و تهیه گزارشهای خبری
•    بررسی انتقادات و سئوالات مندرج در مطبوعات و انعکاس یافته در برنامه های صدا وسیما و ارسال آنها به مسئولان ذیربط و دریافت پاسخ برای انعکاس در رسانه ها
•    تهیه و تولید خبر
•    ترتیب دادن مصاحبه های اختصاصی ، مطبوعاتی و رادیو تلویزیونی با مسئولان دانشگاه و تهیه و توزیع اطلاعات     تکمیلی با موضوع مورد مصاحبه بین خبرنگاران
•    تهیه جوابیه، توضیح، اصلاحیه، تکذیبیه و تائیدیه برای مطبوعات و صدا و سیما
•    برگزاری سفرهای مطبوعاتی و اعزام خبرنگاران برای بازدید از طرحهای شاخص
•    تهیه متون ارتباطی و رسانه ای برای مصاحبه مسئولان
•    تهیه و ارسال زیرنویسهای بهداشتی درمانی و مقاله های تخصصی به مطبوعات وصدا وسیما
•    ارسال آگهی و رپرتاژ آگهی به مطبوعات، صدا و سیما و سایر رسانه ها و پیگیری فاکتورها
•    هماهنگی پخش تیزرهای تبلیغاتی و آموزشی از صدا وسیما و تلویزیون شهری
•    هماهنگی برای انعکاس مقالات و متون رسانه ای در رسانه ها
•    تهیه متون اطلاع رسانی با گرایش ارتقای فرهنگ سلامت و انعکاس در رسانه ها
•    انتشار نشریه های داخلی و برون سازمانی
•    تنظیم و تدوین نظام نامه اشتراک، تامین و توزیع نشریات و مطبوعات برون سازمانی و نظارت بر حسن اجرای آن.
•    تهیه، تنظیم و اجرای تقویم سالانه ملاقات اقشار مختلف مردم با مسئولان دانشگاه
•    دریافت نظرات، پیشنهادات وسؤالات مردم ازطریق تماس تلفنی، حضوری، نامه و بررسی آنها
•    برنامه ریزی در راستای برگزاری جلسات پرسش و پاسخ مدیران ارشد دانشگاه با کارکنان و مخاطبان خاص، جمع بندی و تحلیل و ارائه نتایج آن به مسئولین ذیربط
•    اداره کردن سیستم تلفن گویا و تلفن پیام گیر شبانه روزی دانشگاه
•    ارتباط مستمر با روابط عمومی های تابعه  
•    پیگیری فاکتورهای ارسال آگهی و رپرتاژ آگهی به مطبوعات، صدا و سیما و سایر رسانه ها
•    برنامه ریزی، هماهنگی و اجرای انتخابات اعضای شورای پذیرش و بررسی پیشنهادات هر دو سال یکبار
•    برگزاری جلسات شورای پذیرش و بررسی پیشنهادات کارکنان
•    تهیه صندوق پیشنهادها و نصب آنها در مکانهای قابل دسترسی آسان کارکنان
•    سازمان دهی چگونگی دریافت، ثبت، رسیدگی و پذیرش یا رد پیشنهادها و پاسخ دادن به پیشنهاد دهندگان و یاری در اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده
•    دریافت نظرهای کارشناسی و تصمیم گیری درباره امتیازبندی آنها
•    تصویب پیشنهادهای پذیرفته شده و ارسال گزارش لازم برای مقام وزارت برای صدور دستور اجرا به واحدهای مربوط
•    نظارت و پیگیری اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده
•    رسیدگی به اعتراضهای پیشنهاد دهندگان درباره نتیجه ارزشیابی از پیشنهادها

اداره فرهنگی و انتشارات:
•    برگزاری مراسم و مناسبتهای ملی، مذهبی، انقلابی، صنفی و تشکیل دبیرخانه دائمی مراسم و مناسبتها با همکاری و مشارکت سایر واحدهای دانشگاه
•    مشارکت و همکاری در برگزاری سمینارها و گردهمائی های تخصصی دانشگاه
•    تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضا سازی فرهنگی تبلیغی در داخل ساختمان های دانشگاه
•    مدیریت نمایشگاه ها در خارج و داخل دانشگاه با همکاری و مشارکت مراکز ذیربط
•    تولید و سفارش ساخت آگهی های تلویزیونی، تیزر و فیلمهای مورد نیاز برای تبلیغ و مستندسازی عملکرد دانشگاه
•    تهیه و توزیع هدایا، لوح تقدیر برای مناسبتهای مرتبط با ریاست دانشگاه
•    اجرای برنامه سازی مشترک با تهیه کنندگان و برنامه سازان صدا و سیما و سایر ارگانها جهت تهیه فیلمهای آموزشی
•    تهیه، تدوین و اجرای تقویم مراسم درون سازمانی
•    تهیه و تنظیم آرشیو عکس و فیلم از فعالیتها و دستاوردهای دانشگاه
•    تهیه آلبوم عکس بازدید های ریاست دانشگاه
•    برگزاری نمایشگاه های عملکرد، برای آشنایی اقشار مردم با فعالیتها و دستاوردهای دانشگاه
•    برگزاری مسابقه های فرهنگی و آشنایی با دستاوردهای دانشگاه، برای عموم مردم
•    برگزاری جشنواره ها و نمایشگاههای عکس برای آشنایی مردم با نتایج اقدامات و فعالیتهای دانشگاه
•    اقدام برای چاپ و انتشار عملکرد سالانه دانشگاه
•    انجام هماهنگی های لازم برای چاپ و انتشار بروشور بولتن، پمفلت، تراکت و پوستر به منظور معرفی و اشاعه سیاستها، برنامه ها و فعالیتهای دانشگاه و آموزش همگانی سلامت
•    ایجاد آلبوم عکس دیجیتال دانشگاه با استفاده از عکسهای منتخب قدیمی و جدید
•    تکثیر و چاپ روی لوح فشرده برنامه های مختلف دانشگاه
•    مسئول سالن اجتماعات  و آمفی تئاتر دانشگاه
•    آرشیو پارچه و بنر،پوستر، آرم، نشریه ، پمفلت و ...
•    طراحی پوستر ، آرم ، بنر تبلیغاتی و نشریات
•    فیلمبرداری از برنامه های مختلف دانشگاه